Datenschutz und Datensicherheit haben in den HR-Abteilungen höchste Priorität. Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelten für alle Unternehmen verschärfte Regeln zum Datenschutz. Vorschriftsverstöße werden mit hohen Bußgeldern von bis zu 4% des gesamten Vorjahresumsatzes belegt.
Das DSGVO-Modul unterstützt Sie bei der Erfüllung Ihrer Dokumentations- und Informationspflicht, der Löschpflicht sowie der Einhaltung der
Betroffenenrechte.
AUF EINEN BLICK
- Erweiterter Datenschutz gemäß Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)
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Dokumentations- und Informationspflicht
Zu jedem erhobenen personenbezogenen Feld sind die Rechtsgrundlage und der Zweck der Datenerhebung zu dokumentieren. Manuell ist dies für den Anwender mit einem hohen Arbeits- und Pflegeaufwand verbunden.
Mit dem SP_Data DSGVO-Modul steht ein Datenschutzkatalog zur Verfügung, der alle Rechtsgrundlagen und Zwecke für gesetzlich erforderliche Daten enthält. Für nicht gesetzlich erforderliche Daten, wie z.B. der privaten Telefonnummer des Mitarbeiters, können Zweck und Rechtsgrundlage selbst hinterlegt werden. Durch Aushändigung des Datenschutzkataloges kommt der Arbeitgeber seiner Informationspflicht gegenüber dem Mitarbeiter nach.
Einhaltung der Betroffenenrechte
Der Arbeitgeber ist aufgefordert, seinen Mitarbeitern auf Anfrage alle Daten, die von ihm gespeichert wurden in lesbarer Form auszuhändigen. Hierzu stellt das DSGVO-Modul den Anwendern eine Exportfunktion zur Verfügung.
Löschpflicht
Sofern vorhanden, erweitert das DSGVO-Modul die Digitale Personalakte um definierbare Löschregeln und die optionale Sperrung der Löschung. Durch eine Löschsperre kann der Anwender zum Beispiel vermeiden, dass eine Abmahnung nach zwei Jahren automatisch gelöscht wird, wenn diese für einen laufenden Arbeitsgerichtsprozess noch zur Verfügung stehen soll.
Verschlüsselte Datenübertragung
Das DSGVO-Modul bietet weiterhin die Möglichkeit, SP_Data Produkte mit einer verschlüsselten Kommunikation abzusichern. Mit dieser Lösung kommunizieren Client und Server über eine verschlüsselte Datenbankverbindung, die nicht innerhalb des Netzes abgefangen werden kann.
Das DSGVO-Modul wird von den Lösungen SP_Data Personalabrechnung, -management und -zeitwirtschaft sowie dem Mitarbeiterportal genutzt und ist unabhängig von der Anzahl der eingesetzten SP_Data Lösungen nur einmal zu erwerben.