Wie in jedem Jahr wurde auch in diesem Jahr wieder das Personalwesen der Varial World Edition auf die korrekte Umsetzung der gesetzlichen Neuerungen zum Jahreswechsel geprüft. Dazu wurden im Rahmen der laufenden Produktzertifizierungen die vorgenommenen gesetzlichen Neuerungen auf das Vorgeschriebene Handling der Sozialversicherung (SV) geprüft.
Am 31.3.2022 fand daher eine umfangreiche Prüfung statt. Kurze Zeit später stellten die Prüfer – wie schon in den letzten Jahren zuvor – das begehrte GKV-Zertifikat aus. Da es in den letzten Jahren immer mehr elektronische Meldeverfahren gibt, nimmt der Prüfungsaufwand dieser Bereiche immer stärker zu. Auf die Kosten wirkt sich dies allerdings nicht aus, weil die meisten elektronischen Meldeverfahren bereits in der Basis-Version enthalten sind und nicht extra erworben werden müssen.
Zusammen mit der Infor (Deutschland) GmbH laden wir Sie zu unserem kostenlosen Online-Seminar „Konsolidierung leicht gemacht“ am 19.05.2022 um 14 Uhr ein.
Sie möchten noch ein wenig mehr über die Varial World Edition, ihre Software-Lösungen und unsere Zusatzmodule wissen? Dann stöbern Sie doch mal in unseren Broschüren:
Erfahren Sie im Detail, wie unabhängige Wirtschaftsprüfungsinstitute die Varial Lösungen bewerten. In dieser Übersicht finden Sie alle Zertifikate zum Download:
Steigende gesetzliche Anforderungen, viele unterschiedliche Tarifverträge und spezifische Betriebsvereinbarungen bestimmen die Arbeit Ihrer Personalabteilung. Der Wunsch nach einer automatisierten Personalabrechnung war nie größer.
Schützen Sie Ihre wertvollen Kapazitäten vor den täglichen Datenmassen und erstellen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen rechtskonform, pünktlich, fehlerfrei. Durch Automatisierung schaffen Sie sich neue Freiräume – und das mit wenigen Klicks.
IHRE VORTEILE
Leichte Bedienbarkeit
Intuitive Abrechnungs-Software mit individualisierbarer Oberfläche
Flexibilität
Anpassung an Ihre Anforderungen und Abläufe
Effizienz
Kostenhochrechnung und Stellenplanung
Zuverlässigkeit
Technologie und gesetzliche Vorgaben immer auf dem neuesten Stand
Hohe Funktionalität
Komplettlösung durch erweiterbare Module
Protokollierung
Eingaben und gestartete Prozessen flexibel filtern und auswerten
Ist die Zeitwirtschafts-Software erst einmal eingeführt, lassen sich weitere Module wie z. B. die digitale Personalakte, die Zutrittskontrolle, das Security Modul / DSGVO oder Projektdaten leicht anbinden. So stellen Sie sich perfekt für die Zukunft auf und können Ihre Software jederzeit nach Ihren Bedürfnissen erweitern. Damit wir konkret auf Ihre Wünsche eingehen können, melden Sie sich gerne bei uns.
In einer Übersicht erfassen Sie den Anwesenheitsstatus Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick. Zusatzfunktionen zeigen Ihnen die Buchungsdaten, Salden sowie Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter an. Die Berechtigungen lassen sich nach einem Rollenkonzept definieren, z. B. die Vorgesetztenfunktion, Abteilungsleiter usw. Die kalendarischen Ansichten der An- und Abwesenheiten im Mitarbeiterportal bieten Transparenz und einen optimalen Kommunikationsfluss.
Bildschirmbuchung oder per App
Zeiterfassung am Desktop, Terminal oder Mobil
Mit der Bildschirmbuchung oder der mobilen Lösung erfassen Sie Arbeits- und Projektzeiten am Büroarbeitsplatz oder im Home-Office. Neben dem klassischen PC Terminal (Kommen-, Gehen- und Projektbuchungen) können Mitarbeiter so auch zeit- und ortsunabhängig via Smartphone und Tablet PC ihre Zeiten buchen. Mitarbeiter und Vorgesetzte können jederzeit nachvollziehen, wann und mit welcher Buchungsquelle die Daten erfasst wurden. Weitere Transparenz erhalten Sie über die Saldeninfo im Mitarbeiterportal. Sie gibt Ihnen Auskunft über den aktuellen Zeitkontostatus sowie den Resturlaub. Die Panel-Funktion zeigt an, welcher Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu erreichen ist und wer bei Abwesenheit als Stellvertreter fungiert. Alle Nutzer verfügen jederzeit über das Adressbuch aller Mitarbeiter des Unternehmens. Die Bildschirmbuchung ist eine Alternative zu kostenintensiven Terminals und kann mit einer mobilen Lösung kombiniert werden, wenn kein permanenter PC-Zugriff besteht.
Urlaubsplanung
Urlaubsplanung und Fehlzeiten-Planungen für Gruppen und Abteilungen
Über die Urlaubsplanung können Sie Fehlzeiten-Planungen für Gruppen und Abteilungen vornehmen. Der Vorgesetzte kann Zeiträume selektieren und hat das Team mit sämtlichen Abwesenheiten, Urlaub und Resturlaubsansprüchen im Blick. Nach Abschluss der Planungsphase können die Daten in „echte“ Abwesenheiten für die Personalzeitwirtschaft übernommen werden, so dass alle relevanten Folgeprozesse, wie z. B. Buchung und Zahlung von Urlaubsstunden, angestoßen werden.
Mit dem Mitarbeiterportal, Employee Self Service (ESS), involvieren Sie Ihre Mitarbeiter gezielt in die Personaladministration und gleichzeitig werden Prozesse schneller und zielgerichteter.
Individualisierung
Flexible Arbeitszeiten individuell gestalten
Mit der Definition von Freifeldern, der flexiblen Pausenregelungen sowie individuellen Abrechnungsperioden und die offenen Zeitkonten und -arten, lässt sich Ihre Software so gestalten, wie Sie sie brauchen. Und egal wie individuell Sie Ihre Zeitwirtschaft nutzen, es findet immer eine Überprüfung gem. § 3 ArbZG statt – ganz automatisch. Außerdem bestehen Import- und Exportdefinition zu diversen Entgeltabrechnungssystemen, Warenwirtschaftssystemen, Softwarelösungen für den Handwerkerbedarf, Personaleinsatzplanungen.
Digitale Personalakte
Alle Daten stets parat
Zeitnachweise, Monatsauswertungen und alle durch die SP_Data Personalzeitwirtschaft erzeugten Auswertungen pro Mitarbeiter bzw. pro Mandant werden automatisiert durch das Modul abgelegt. Die archivierten Berichte werden standardgemäß im PDF-Format erzeugt. Auswertungen und Berichte lassen sich auch nachträglich archivieren. Externe Dokumente können innerhalb des Moduls per drag and drop in die digitale Akte gezogen werden. Für die Zuordnung und Verschlagwortung externer oder eingescannter Dokumente steht das Modul Dok-Import zur Verfügung.
Zutrittskontrolle
Zutrittsprofile erstellen und verwalten
Mit dem Zutrittsmodul können Zutrittsprofile, z. B. für Türen, Tore, Schranken, Drehkreuze und Personenbeförderungsanlagen, angesteuert und verwaltet werden. Die Zuordnung erfolgt über Mitarbeitergruppen bestehend aus Personalstamm-Mitarbeitern und/oder reinen Zutrittsnutzern.
Die Berechtigungen können auf den Zutritt zu festgelegten Zeiten sowie auf ein bestimmtes Areal beschränkt werden. Erfolgte Zutritte sowie abgelehnte Zutrittsversuche werden sekundengenau protokolliert. SP_Data arbeitet mit den führenden Herstellern von Hardwarelösungen für Zutrittskontrolle zusammen.
Projektzeiterfassung
Projekte nachhalten und optimieren
Projektbezogene Verbuchung der Arbeitszeiten wird oftmals im Sinne eines Projektcontrolling gefordert. Mit dem Modul Projektzeiterfassung können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter projektbezogen zugeordnet werden. Die Ordnungskriterien sind kundenindividuell zu definieren: Projekte, Kostenstellen, Kunden, Tätigkeiten und Artikel. Die Transparenz wird durch die Möglichkeit von Unterprojekten erhöht. Auswertungen sind integriert.
Schnittstelle
Freie und unkomplizierte Software-Integration
Die Anbindung unterschiedlicher Systeme an die SP_Data Personalzeitwirtschaft wird durch das XML-Terminal zu einem automatisierten Vorgang. Darüber hinaus erweitert eine frei definierbare ASCII-Schnittstelle die Möglichkeiten der Softwareintegration.
Die SP_Data-Software ist offen für Importe wie z. B. aus Kassensystemen und Fahrtenschreibern.
Zeitkontenschnellerfassung
Zeit sparen und wiederkehrende Vorgänge abkürzen
Die Zeitkontenschnellerfassung wird bei wiederkehrenden und ähnlich gelagerten Vorgängen genutzt: Anhand von Arbeitslisten können z. B. Zulagen vereinfacht und schnell erfasst werden.
Das Modul Projektzeiterfassung ermöglicht es Ihnen, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter Projekten, Kostenstellen, Kostenträgern, Kunden und Tätigkeiten zuzuordnen. Sie bestimmen selbst, wie detailliert Ihre Auswertung erfolgen soll. Sie können Ihre Projekte beliebig fein in Teilprojekte zerlegen und für Auswertungen wieder zusammenfassen. Die Berichte werden übersichtlich nach Berichtstypen gegliedert.
Vorhandene Standardberichte können neu strukturiert werden, sodass sie Ihren Anforderungen entsprechen. Die Erfassung der Projektzeiten kann über ein Terminal (mit oder ohne Barcode-Scanner), über die Bildschirmbuchung, über das Mitarbeiterportal oder über die App erfolgen.
AUF EINEN BLICK
Strukturierung der Projekte (Aufträge)
Untergliederung von Projekten (Explorerbaum: Unterprojekte)
Buchen auf Projekte, Kostenstellen, Kostenträgern und Tätigkeiten
Zuordnung von Budgets zu Projekten
Zuordnung von Kunden zu Projekten
Individuelle Anpassung von Standardberichten
Erstellung eigener Berichte mit kundenspezifischer Gliederung
Sie haben Fragen oder möchten das Modul in Aktion sehen?
Jetzt kostenlosen Beratungstermin vereinbaren
Die Erfassung von Tätigkeiten ermöglicht es Ihnen festzuhalten, welcher Ihrer Mitarbeiter welchen Arbeitsschritt in einem Projekt ausgeführt hat. Die Erfassung der Projektdaten erfolgt über die Bildschirmbuchung oder über Terminals, wobei Sie die Daten auch wahlweise mittels Barcodeleser einlesen können. Des Weiteren ermöglichen Ihnen diverse Schnittstellen die Weiterverarbeitung der Projektdaten in den verschiedensten ERP-, PPS- und Lohnabrechnungssystemen.
Leerlaufzeiten und Überstunden verringern und gleichzeitig Service, Qualität und Wertschöpfung erhöhen – das hört sich gut an?! Mit der passenden Software ist es ganz einfach. So ist der richtige Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Denn für eine nachhaltige Personaleinsatzplanung genügt es nicht, Arbeitszeit und -platz des Mitarbeiters zu bestimmen.
Vielmehr geht es z. B. auch um Kundenfrequenzen im Einzelhandel, Belegungsquoten im Krankenhaus oder Auftragsvolumina in der Produktion. Dazu kommen benötigte Qualifikationen der Mitarbeiter und die Arbeitszeitwünsche sowie Einschränkungen.
IHRE VORTEILE
Weniger unproduktive Arbeitszeiten
Flexibel auf Bedarfsschwankungen reagieren
Laufende Prozessoptimierung bei der Personaleinsatzplanung
Transparente Personalprozesse und -kosten
Höhere Wertschöpfung und Servicequalität
Zufriedenere Mitarbeiter durch gerechtere Planung und flexiblere Arbeitszeitgestaltung
Qualifizierte Mitarbeiter auf dem richtigen Arbeitsplatz
Die Personaleinsatzplanung von SP_Data hilft dabei, Mitarbeiter nach Qualifikation und spezifischen Fähigkeiten einzusetzen. Ein automatischer Abgleich der Fähigkeiten mit den Anforderungen am Arbeitsplatz stellt eine qualitative Einsatzplanung sicher.
Auch nach individuellen Besonderheiten, z. B. keine Nachtschicht, werden Ihnen entsprechende Mitarbeiter für eine Position vorgeschlagen. Dabei wird auch das Arbeitzeitkonto berücksichtigt, z. B. Springerfunktion im Krankheitsfall.
Schnelligkeit
Personalbedarf analysieren
Zu- und Abgänge haben Sie stets im Blick und können den aktuellen Personalbestand mit dem zu erwartenden Bedarf abgleichen. Besonders, wenn Sie schnell reagieren müssen, bietet Ihnen die Lösung komfortable Möglichkeiten, effektiv eine Nachbesetzung zu organisieren, z. B. im Falle kurzfristig erkrankter Mitarbeiter. Die Software unterstützt Schichtarbeitsmodelle sowie stundenbezogene Personaleinsatzplanungen in definierten Zeiträumen. In Kombination mit unserer SP_Data Personalzeitwirtschaft sind Soll/Ist-Vergleiche möglich.
Mitarbeitermotivation
Effiziente und mitarbeiterorientierte Personaleinsatzplanung
Dank einfacher Handhabung und transparenter Einsatzpläne können Sie Ihre Mitarbeiter in die Gestaltung der Einsatzpläne mit einbeziehen. Veröffentlichte Arbeitspläne können über das Mitarbeiterportal oder über SP_Data Mobil bequem von zuhause aus eingesehen werden. Damit sind Ihre Mitarbeiter jederzeit über ihre Einsätze informiert und können frühzeitig für einen Schichttausch oder eine Vertretung sorgen. Durch diese Planübersicht erhöht sich die Transparenz und somit die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
Zeiten, in denen auf eine Stelle mehr als zehn qualifizierte Bewerber kommen, sind vorbei. Heute ist es andersrum. Der Fachkräftemangel ist in den meisten Branchen angekommen.
Umso wichtiger ist es, dass Sie nicht nur neue Talente ins Unternehmen holen, sondern auch bestehende Talente erkennen und fördern. Kennen Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter?
IHRE VORTEILE
übersichtlich und schnell
Talente, Qualifikationen und Kompetenzen einfach auffinden, einsetzen und entwickeln
auswerten
übersichtliche Analyse und Reports mit Exportfunktion
einfach und intuitiv
Kompetenzprofile, nützliche Werkzeuge für Personalplanung (z. B. transparente Nachfolgeplanung) und Soll-Ist-Vergleiche erleichtern das Skill Management
individuell
frei definierbare Fähigkeiten, Qualifikationen und Bewertungssysteme
Mit dem SP_Data HRM Kompetenzmanagement können Sie Mitarbeiterkompetenzen aufspüren, einsetzen und entwickeln. Features wie Kompetenzprofile, Einschätzungen und Soll-Ist-Vergleiche unterstützen Sie effizient dabei.
Die Fähigkeiten, Qualifikationen und Bewertungssysteme sind frei im System definierbar. Aktuelle Reports und Analysen der Kompetenzen sind jederzeit verfügbar. So erhalten Sie nützliche Werkzeuge für Personalplanung und Controlling.
Skillsuche
Intelligentes Skillmanagement
Finden Sie auf Knopfdruck Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten, etwa B-Führerschein und verhandlungssicheren Englisch-Kenntnissen. Sie erreichen mehr Qualität und weniger Aufwand bei der internen Suche nach qualifizierten Mitarbeitern.
Mit der Skillsuche stellen Sie Projektteams mit den notwendigen Kompetenzen und Qualifikationen zusammen. Oder Sie erstellen damit eine Nachfolgeplanung und machen diese für das Management im Organigramm transparent. Eine kombinierte Suche nach beliebigen Skills ist möglich.
Einschätzungen
Leistungsgerechte Beurteilung und Weiterentwicklung
Einschätzungen und Soll-Ist-Vergleiche unterstützen Sie bei der Entwicklung von Talenten. So lassen sich Kompetenzen gezielt aufdecken und ausbauen. Vergleichen Sie die Selbst- und Fremdeinschätzung der Mitarbeiter. Leiten Sie Bildungsbedarfe ab und decken diese mit Hilfe des Online-Kursbuchs im Modul Bildungsmanagement. Geben Sie Ihren Mitarbeiter ein 360° Feedback und steigern Sie Leistungen kontinuierlich.
Soll-Ist-Vergleiche
Punktgenau Leistungs- und Entwicklungsziele festlegen
Für den Vergleich zwischen den Soll-Kompetenzen und dem Ist-Status des Mitarbeiters steht ein grafisches Tool zur Verfügung. Die Ausprägungen der Kompetenzen werden übersichtlich dargestellt, Abweichungen werden farblich markiert.
Kompetenzprofile, Ergebnisse aus Analysen und Soll-Ist-Vergleiche lassen sich einfach per Klick in Excel exportieren. Auch Suchergebnisse mit Reports und Auswertungen können kombiniert werden.
Schnelligkeit und kurze Prozesse sind wichtiger denn je. Sie sparen damit Kosten, schaffen sich Freiräume und sind zufriedener. Nutzen Sie das SP_Data Personalmanagement als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform für Führungskräfte, Mitarbeiter und Personalentwickler. Es stellt Ihnen alle Informationen und Funktionalitäten bereit, die Sie benötigen.
Im Personalmanagement haben Sie alle Informationen zu Mitarbeitern im Blick, verwalten Gespräche, erstellen Auswertungen. Praktische Self-Services für Führungskräfte und Mitarbeiter vereinfachen die Kommunikationsprozesse. Wir bauen Ihre digitale Personalakte so auf, dass der Umstieg von der klassischen Personalakte in Papierform auf ein digitales Format eine Leichtigkeit ist.
IHRE VORTEILE
Alle Personalinformationen, Lohn- und Gehaltsdaten sowie Fehlzeiten im Überblick
Stellenprofile, Werdegänge, Weiterbildungen und Kompetenzen zentral verfügbar
Mitarbeitergespräche planen, führen und dokumentieren
Umfassende Ablage für Dokumente, Korrespondenz und Anträge
Praktische Funktionen wie automatisierte Workflows, Organigramme und Auswertungen
Effizientes Instrument für erfolgreiche Personalarbeit
Ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements ist die Verwaltung von Dokumenten. Durch die Vergabe von Haupt- und Unterkategorien bauen wir Ihre digitale Personalakte auf. Optional kann ein Dokumenten-Management-Systemen (DMS) integriert werden. Die Unterlagen werden mittels rollenbasiertem Berechtigungskonzept allen Prozessbeteiligten zur Verfügung gestellt. So können Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter im Rahmen ihrer Berechtigungen jederzeit auf Personaldokumente zugreifen.
Die freie Definition von Dokumentenkategorien ermöglicht einen individuellen Aufbau und erleichtert den Umstieg von der klassischen Personalakte in Papierform auf ein digitales Format. Ein neues Dokument wie z. B. eine Ergänzungsvereinbarung zum Arbeitsvertrag wird im System per drag and drop eingecheckt. Sind weitere Änderungen erforderlich, werden die Dokumente ausgecheckt und bei Rückführung automatisch versioniert.
Aus der digitalen Personalakte kann ein Sammeldruck von Dokumenten gestartet werden bzw. im Falle einer einzelnen Personalakte der gesamte Inhalt im Pool zum Druck freigegeben werden. Der integrierte Schriftverkehr wird auf Basis eines Formularmanagers durchgeführt.
Mitarbeitergespräche
360° Feedback für Ihre Mitarbeiter
Sie haben alle Informationen zu Mitarbeitern im Blick und steuern sämtliche Formate Ihrer Mitarbeitergespräche vom Feedback über die Mitarbeiterbeurteilung bis zur Zielvereinbarung. Je nach Gesprächstyp können Fragebogen und auch Zielvereinbarungen weitestgehend frei definiert werden. Für die Verwaltung von Mitarbeitergesprächen können sowohl feste Zyklen definiert werden als auch Gesprächstermine per Workkflowunterstützung (E-Mail-Nachricht, Erinnerungen) geplant und verwaltet werden.
Ergänzend wird die Abwicklung der Gespräche in Papierform unterstützt, in dem die individuellen Gesprächsunterlagen wie z. B. Leitfäden und Hilfestellungen, Vorbereitungsbogen, Stellenbeschreibung als Report abgebildet werden und durch die Personalentwicklung oder Führungskräfte im Zuge der Planung von Gesprächsterminen abgerufen werden.
Die Unterlagen können durch Informationen aus der Personalakte des Mitarbeiters ergänzt werden – Datum des letzten Mitarbeitergesprächs inkl. Gesprächsführer, die beruflichen Weiterbildungen der letzten Jahre, Notizen, Aufgaben und Ziele der Stelle u. v. m.
Organigramme
Organisationseinheiten einfach abbilden
SP_Data HRM unterstützt die Stellenplanung mit Hilfe eines praktischen Organigramm-Tools, mit dem sich übersichtliche Organigramme automatisiert erstellen, gestalten und verteilen lassen. Vorteil dieser Lösung ist, dass bei der Darstellung die Sichtrechte des Benutzers berücksichtigt und nur die Organisationseinheiten angezeigt werden, die dem Berechtigungskonzept entsprechen.
Organigramme werden somit dynamisch generiert. Die Gestaltung der Organigramme ist weitestgehend frei definierbar und natürlich an das CI Ihres Unternehmens anpassbar. Durch die Darstellung im HTML-Format können Organigramme plattformunabhängig publiziert werden. Dadurch sind Organigramme immer aktuell und überall verfügbar.
Qualifikationen
Kompetenzen der Mitarbeiter erfassen
Die passende Qualifikation Ihrer Mitarbeiter ist eine Schlüsselgröße für Ihr Unternehmen. Die Qualifikation ist sowohl im Einstellungsprozess als auch bei der Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter relevant. Im System können sämtliche Komponenten der Aus- und Weiterbildung hinterlegt werden: von der Schulausbildung, der beruflichen Weiterbildung, Hochschulausbildung bis zu den speziellen Kenntnissen und Zusatzqualifikationen.
Mitarbeiter können durch die SP_Data HRM myProfile Funktionen in den Prozess eingebunden werden, indem sie persönliche Daten, Qualifikationen, Ausbildungen und betriebliche Funktionen eigenständig per Self-Service aktualisieren.
Zahlstellen sind alle Organisationen bzw. Arbeitgeber, die Betriebsrenten oder andere Versorgungsbezüge auszahlen. Die Beitragsabführungspflicht von Versorgungsbezügen im Sinne des § 229 SGB V zur Kranken- und Pflegeversicherung begründet eine Beziehung zwischen dem Versorgungsbezugsempfänger, der Zahlstelle und der Krankenkasse, bei der der Versorgungsbezugsempfänger versichert ist. Nur bei einer lückenlosen gegenseitigen Information ist gewährleistet, dass die Belange aller Beteiligten gewahrt werden.
Diesen Erfordernissen entsprechend, wurden bereits im Jahr 2009 Grundsätze für das elektronische Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) festgelegt.
Seit Beginn 2011 sind alle Zahlstellen, die Versorgungsbezugsempfänger abrechnen verpflichtet, Krankenkassenmeldungen auf elektronischem Weg zu übermitteln.
AUF EINEN BLICK
Die ITSG bescheinigt dem SP_Data ZMV-Modul eine erhöhte Verfahrenssicherheit
Diese bietet dem Anwender einen hohen Automatisierungsgrad
Keine doppelte Pflege der Daten im Entgeltsystem und in der elektronischen Ausfüllhilfe
Rückmeldungen werden automatisch verarbeitet, Korrekturmeldungen werden automatisch erzeugt
Automatische Berücksichtigung von Rentenanpassungen (VBmax)
Durch die Poolverwaltung werden Statusmeldungen zu Fehlern bzw. fehlerfreie Übermittlungen an die Einzugsstelle in einfacher und übersichtlicher Form dargestellt
Bestandsmeldungen können mit Start des Verfahrens direkt ausgelöst werden
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Die Konfiguration erfolgt dabei über einen benutzerfreundlichen Desktop-Dialog mittels rechter Maustaste, wobei die Reihenfolge der Icons sowie deren Größe und Gruppenzugehörigkeit von Ihnen bestimmt und benutzerspezifisch gespeichert werden.
Als Systemverwalter erhalten Sie das erweiterte Recht, Desktopeinträge für andere Anwender von zentraler Stelle aus freizuschalten. Sie können somit einen individuellen Standard für Ihr Unternehmen festlegen. Selbstverständlich erfolgt in diesem Zusammenhang eine Prüfung der jeweils vorhandenen Benutzerrechte. Sollte ein Anwender nicht das Recht auf einen zugewiesenen Menüpunkt besitzen, wird das entsprechende Icon auch nicht auf dessen Desktop dargestellt.
Der Anwender selbst kann die vom Systemverwalter vorgegebenen Menüpunkte auf eigenen Wunsch wieder entfernen und eigene Einträge im Rahmen seiner Benutzerrechte hinzufügen (designen des eigenen Workflows).
Die Ausbreitung des Coronavirus stellt Wirtschaft und Arbeitsmarkt vor große Herausforderungen. Für viele Unternehmen ist die Kurzarbeit der einzige Weg, Jobs zu schützen und die Krise zu überstehen. Um Beschäftigte und Unternehmen zu unterstützen, wurde im Eilverfahren eine neue gesetzliche Grundlage für einen leichteren Zugang zum Kurzarbeitergeld geschaffen.
Die meisten Unternehmen müssen sich nun erstmalig mit dem Thema Kurzarbeit beschäftigen. Wie wird Kurzarbeitergeld beantragt? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden? Oder wie wird es berechnet?
Häufige Fragen
Können meine Mitarbeiter wegen Corona Kurzarbeitergeld erhalten?
Ja. Für Arbeitsausfälle, die durch das Coronavirus verursacht werden, besteht ein Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Ihr Ansprechpartner für alle Fragen ist die Bundesagentur für Arbeit. Die Agentur für Arbeit erklärt auch in einem Video, wie ein Antrag abläuft. Voraussetzung für die Einführung von Kurzarbeit ist, dass der Betriebsrat zustimmt.
Als Arbeitgeber müssen Sie die Details des Kurzarbeitergelds mit der Agentur für Arbeit klären. Dies ist auch online möglich.
Wer bezahlt den Lohn, wenn Mitarbeiter unter Quarantäne stehen?
Für betroffene Mitarbeiter muss der Arbeitgeber den Lohn 6 Wochen weiter zahlen. Für den Arbeitgeber greift dann § 56 Infektionsschutzgesetz. Der besagt, dass dem Arbeitgeber die ausgezahlten Beträge von der zuständigen Behörde erstattet werden. Nach den 6 Wochen erhält der Mitarbeiter Krankengeld von der Krankenkasse.
Was gilt bei Krankschreibungen von Mitarbeitern?
Ist ein Mitarbeiter wegen Corona krankgeschrieben, gilt die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Arbeitgeber müssen für maximal sechs Wochen den Lohn weiter zahlen. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter mindestens 4 Wochen beim Arbeitgeber beschäftigt war. Nach den 6 Wochen übernimmt in der Regel die Krankenkasse.
Wenn der Mitarbeiter aber aufgrund einer Quarantäne-Anordnung nicht arbeiten kann, gibt es stattdessen eine Entschädigungszahlung vom Staat. Das Infektionsschutzgesetz legt fest, dass das zuständige Gesundheitsamt diese Zahlungen übernimmt.
Kann ich für alle Mitarbeiter Kurzarbeit beantragen?
Teilzeitbeschäftigte haben die Möglichkeit, Kurzarbeitergeld zu erhalten, das gilt auch für mitarbeitende Familienangehörige. Nach der neuen Regelung haben auch Zeitarbeiter Anspruch auf Kurzarbeitergeld.
Keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld haben geringfügig Beschäftigte, Rentner, Bezieher von Krankengeld und auch Auszubildende – es sei denn, sie beenden ihre Ausbildung während der Kurzarbeit und werden vom Betrieb übernommen.
Wie hoch ist das Kurzarbeitergeld?
Für Mitarbeiter mit Kindern beträgt das Kurzarbeitergeld 67% der Nettoentgeltdifferenz. Arbeitnehmer ohne Kinder erhalten 60%. Soweit Arbeitszeit und damit auch Entgelt nicht vollständig entfallen, sondern lediglich reduziert werden, besteht entsprechend ein anteiliger Anspruch auf Kurzarbeitergeld.
Eine Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes finden Sie auf der Website der Bundesagentur für Arbeit.
Gibt es staatliche Hilfen für Unternehmen wegen Corona?
Aktuell wurden in Deutschland die Regelungen zum Kurzarbeitergeld angepasst. Die Bearbeitung soll deutlich schneller erfolgen. Es reicht, wenn 10 Prozent der Beschäftigten eines Betriebes von Arbeitsausfall betroffen sind. Vorher musste mindestens ein Drittel der Beschäftigten betroffen sein. Zudem werden die Sozialbeiträge in Zukunft zu 100% erstattet und auch für Zeitarbeitnehmer gelten die neuen Regelungen.
Welche Pflichten habe ich als Arbeitgeber in Zeiten von Corona?
Nach der Fürsorgepflicht sollten Sie Risiken minimieren und Ihre Mitarbeiter aufklären. Treffen Sie Maßnahmen für ein gefahrloses Arbeiten, z. B. durch Home Office, Desinfektionsmitteln in den sanitären Anlagen etc.
Mit dem im Basisprogramm enthaltenen Modul Abfragegenerator Finanzbuchhaltungsdaten können Sie auf schnelle Art und Weise Daten der Finanzbuchhaltung auswerten.
Sind Kostenstellen, Kosten- und Buchungsarten, Buchungstexte, Kontonummern, Gegenkonten korrekt hinterlegt, können die einzelnen Datenfelder per Mausklick in die Auswahlliste übertragen werden.
AUF EINEN BLICK
Einfache Auswahl der Felder aus den Finanzbuchhaltungsdaten, wie z. B.
Die Reihenfolge der Auswahlliste kann sowohl durch Drag & Drop, als auch über die dafür vorgesehenen Schaltflächen geändert werden. Die Auswertung erfolgt wahlweise bis auf Mitarbeiterebene. Über Suchkriterien wird festgelegt, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die das Kriterium der Auswahl erfüllen (z.B. der Abrechnungsmonat oder Buchungsmonat).
Über Bedingungen erfolgt die Eingrenzung auf weitere Kriterien (z.B. auf bestimmte Kostenarten), die angezeigt und ausgewertet werden sollen. Sortierkriterien lassen sich ebenfalls (aus den ausgewählten Datenfeldern) individuell berücksichtigen. Das Ergebnis wird als Tabelle dargestellt und steht für die Übergabe an Microsoft Excel bereit.
Mit dem SP_Data Analyse Cockpit können umfangreiche Ad-hoc-Auswertungen auf Datenbasis der SP_Data Personalabrechnung und SP_Data Personalzeitwirtschaft erstellt werden. Das Analyse Cockpit arbeitet mit multidimensionalen Datenwürfeln und bietet damit umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten. Auf diese Weise können Daten aus unterschiedlichen Perspektiven und Detailstufen betrachtet werden.
Betriebswirtschaftliche Kennzahlen, wie z. B. Personalkosten, Fehlzeiten, Zeitkonten und die Demographie Ihrer Mitarbeiter, lassen sich anhand von weiteren Dimensionen wie Kostenstelle, Betriebsstätte und Zeitraum mehrdimensional analysieren.
AUF EINEN BLICK
Mehrdimensionale Betrachtung in Pivot-Tabellen
Vergleiche und Gruppierungen
Detaillierung und Verdichtung
Ausgabe in Excel
Graphische Darstellung
Einfache Bedienung durch Drag-and-Drop bzw. Auf- und Zuklappen
Mit Hilfe von einfachen Drag & Drop-Operationen kann der Benutzer beliebige Auf- und Einsichten in den Analyse-Würfel erreichen. Sortier- und Filterkriterien lassen sich individuell in den ausgewählten Datenfeldern hinterlegen. Das Ergebnis wird als Pivot-Tabelle dargestellt und kann jederzeit an Microsoft Excel übergeben werden. Die Analyseergebnisse lassen sich durch einfaches Aufklappen und Zuklappen der Gruppierungselemente schrittweise verfeinern bzw. verdichten. Einzelwerte können zu einer höheren Hierarchieebene verdichtet werden bzw. bei untenliegenden Stufen kann eine detailliertere Darstellung der Daten gewählt werden (Drill-down).
Mit dem Analyse Cockpit steht ein leistungsfähiges Werkzeug für flexible, interaktive und mehrdimensionale Auswertung zur Verfügung. Die gewählten Pivot-Ansichten können als Filter gespeichert werden und stehen somit für spätere Auswertungen jederzeit zur Verfügung. Die individuell konfigurierte Pivot-Ansicht lässt sich per Mausklick als Diagramm darstellen. Es stehen z.B. Kreis-, Balken-, Linien- und Kuchendiagramme zur Verfügung. Diese können gedruckt, als PDF-Datei gespeichert und per E-Mail z.B. an das Controlling weitergegeben werden.
Im Standard werden Basis-Analysen für die wichtigsten Zahlen ausgeliefert. Diese können von Ihnen mit noch fehlenden Informationen z.B. aus dem Personalstamm erweitert werden. Sogar selbst erstellte Stammdatenfelder stehen direkt zur Auswahl parat. Unsere Benutzeroberfläche unterstützt Sie dabei die Analysen auf Ihre Anforderungen hin anzupassen.
Mit Klick auf den Button, akzeptieren Sie das Nachladen externer Inhalte von YouTube.
Das Modul Buchungsstapel wird für Import- und Exportvorgänge sowie für die manuelle Erfassung von Lohnarten und Fehlzeiten verwendet. Buchungsstapel optimieren die manuelle Erfassung in der SP_Data Personalabrechnung (SP_Data PA) und dem SP_Data Personalmanagement (SP_Data PM) um ein Vielfaches!
Während die Schnellerfassung Bewegungsdaten sofort bucht, können Buchungsstapel in beliebiger Anzahl erfasst und, wenn gewünscht, zu einem späteren Zeitpunkt freigegeben und verbucht werden.
Als Einsatzmöglichkeiten seien beispielhaft die Erfassung von Provisionen und Einmalzahlungen genannt. Aber auch die externe Erfassung der Reisekosten wird über eine Buchungsstapelschablone ermöglicht.
Wird projektbezogen erfasst, können regelmäßig wiederkehrende Bewegungsdaten systematisiert aufgenommen werden. Jeder Buchungsstapel ist mit einer eindeutigen Identifikationsnummer versehen, wodurch Sie jederzeit nachvollziehen können, durch welchen Buchungsstapel Daten hinterlegt wurden.
In der praktischen Anwendung bleibt die bereits erfasste Mitarbeitergruppe für die Provisionsabrechnung unter dem Buchungsstapel „Provision“ erhalten.
Jeder Buchungsstapel ist mit einer eindeutigen Identifikationsnummer versehen, wodurch Sie jederzeit nachvollziehen können, durch welchen Buchungsstapel Daten hinterlegt wurden.
Für jeden Buchungsstapel wird nachgehalten, wann dieser durch welchen Benutzer angelegt, zuletzt geändert und gebucht wurde.
Buchungsstapel können monatlich aufgerufen, dupliziert und zur Bearbeitung im aktuellen Monat herangezogen werden.
Abweichungen von Vorgaben (z.B. Lohnartenstunden, die eine bestimmte Anzahl nicht übersteigen sollen) werden durch programmspezifische sowie individuelle Plausibilitätsprüfungen im Rahmen eines eigenen Prüflaufs farblich hervorgehoben.
Über einen Stapel verbuchte, fehlerhafte Daten lassen sich zentral revidieren und bewirken eine automatische Bereinigung in allen betroffenen Mitarbeitersätzen.
Mit dem bAV-Modul können die verschiedenen Durchführungswege automatisiert werden, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer im Rahmen der Altersvorsorge zugesagt hat. Fachspezifische Themen des §3 Nr. 63 Altzusage oder §40b, Ausschöpfung der Pauschalsteuer, können im Modul bearbeitet und abgebildet werden.
Das Modul stellt alle Vertragsmöglichkeiten innerhalb der bAV zur Verfügung. Die Vertragstypen werden seitens SP_Data gewartet und aktualisiert. Die einzelnen Vertragstypen können Institutionen zugewiesen werden. Diese Institutionen, über die die Altersvorsorgeverträge laufen, lassen sich zentral anlegen und pflegen.
AUF EINEN BLICK
Berücksichtigung folgender gesetzlicher Vorgaben wie z. B.
zentrale Verwaltung der Institutionen
Bereitstellung von Vertragstypen
garantierte Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben durch Systemlohnarten
Vorkonfigurierte Lohnarten stellen sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben aus Steuer und Sozialversicherung berücksichtigt werden. Eine Aktualisierung dieser Lohnarten erfolgt bequem über den Online-Service. Auch, wenn die bAV-Lohnarten automatisiert gewartet werden, lassen sich diese selbstverständlich in ein vorhandenes Lohnartenkonstrukt integrieren.
Beim Mitarbeiter werden Institution und Zahlungsplan eingestellt. Die SP_Data Personalabrechnung ordnet dem Mitarbeiter automatisch die benötigten Systemlohnarten zu und ermittelt die korrekten Beträge. Die Grenzen für Steuer- und SV-freiheit und Pauschalversteuerung werden berücksichtigt. Die automatische Ermittlung des AG- und des AN-Anteils ist möglich.
Auch aus Altverträgen resultierende Dynamisierungen können mit dem Modul abgebildet werden.
Mit den gesetzlichen Regelungen zur Altersteilzeit hat der Gesetzgeber angestrebt, älteren Mitarbeitern einen gleitenden und frühzeitigen Übergang in den Ruhestand zu ermöglichen und gleichzeitig Anreize zu schaffen, die frei werdenden Arbeitsplätze neu zu besetzen.
Es gibt zwei Varianten der Altersteilzeit. Bei der kontinuierlichen Altersteilzeit (auch Gleichverteilungsmodell genannt) reduziert der Mitarbeiter über den ganzen Zeitraum der Altersteilzeit seine Arbeitszeit auf die Hälfte seiner ursprünglichen Arbeitszeit.
AUF EINEN BLICK
Automatische Berechnung der ATZ
Integrierte Abrechnungsliste
ATZ altes Recht
ATZ neues Recht (Regelarbeitsentgelt)
Abweichende Regelungen aus Tarifvertrag bzw. Betriebsvereinbarung möglich
Die neuere und heute fast ausschließlich genutzte Form der Altersteilzeit ist das Blockmodell. Hierbei wird die Altersteilzeit in zwei gleich lange Beschäftigungsphasen unterteilt. In der ersten, sogenannten Ansparphase, bleibt die wöchentliche Arbeitszeit ungekürzt. In der zweiten Phase, der Freistellungsphase, wird der Arbeitnehmer von seiner Arbeitsleistung freigestellt. Über die Gesamtdauer ergibt sich also auch hier eine Reduzierung der Arbeitszeit. Grundsätzlich handelt es sich bei der Altersteilzeit um eine Teilzeitbeschäftigung. Unterschiede zur normalen Teilzeitarbeit ergeben sich insbesondere aus den Anspruchsvoraussetzungen für die Förderung der Altersteilzeit.
Das ATZ-Modul bildet die Grundlage zur Abrechnung der o.g. Berechnungsmodelle. Die Bildung von Wertguthaben und der SV-Luft, das Block- oder das Teilzeitmodell sowie die Abwicklung von Störfällen bzw. Berechnung von Einmalzahlungen. SP_Data Personalabrechnung (SP_Data PA) beherrscht die Berechnung der Altersteilzeit nach altem Recht (vor dem 01.07.2004 vereinbart) und nach neuem Recht (Regelarbeitsentgelt). Dieses wird über eine Eingabe im Personalstamm gesteuert. Das Modul berechnet die Aufstockungsbeträge des Brutto- und Nettoentgeltes, sowie die zusätzlichen RV-Beiträge des Arbeitgebers automatisch. Die Abrechnungsliste für die Arbeitsagentur ist integriert. Um den speziellen Anforderungen der Tarifverträge bzw. Betriebsvereinbarungen gerecht zu werden, können abweichende Aufstockungs- und Mindestnettobeträge eingegeben werden – ergänzend zur gesetzlichen Regelung. In der Abrechnungsliste für die Arbeitsagentur werden selbstverständlich nur die sich aus den gesetzlichen Regelungen ergebenden Beträge aufgeführt.
Speziallösungen für Theater, Öffentlicher Dienst, Hotel- und Gaststättengewerbe
Bestimmte Branchen erfordern Expertenwissen und Speziallösungen. Diese Herausforderungen haben wir immer wieder aufgenommen und in unsere Software einfließen lassen. Sie erhalten bei uns hohe Flexibilität und Anpassbarkeit.
IHRE VORTEILE
Zuverlässige Software
Technologie und gesetzliche Vorgaben immer auf dem neuesten Stand
Hohe Funktionalität
Komplettlösung durch erweiterbare Module
Individuell
Berücksichtigung von Besonderheiten und Spezialanforderungen
Die SP_Data-Abrechnung für Bühnenbetriebe ist durch jahrelange Zusammenarbeit mit namhaften deutschen Theatern und Opernhäusern entstanden, weiterentwickelt und perfektioniert worden. Mit der Lösung können selbständig und abhängig beschäftigte Gäste abgerechnet werden:
• Pauschale Lohnsteuerermittlung nach § 38 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStG für Künstler
• Berechnung und Anmeldung der Ausländersteuer gem. § 50 a EStG
• Beitragsberechnung zur Bayerischen Versorgungskammer
• Berücksichtigung von Stammbühnenbescheinigungen
• Umsatzsteuerberechnung gem. § 13b UStG
• Agenturabrechnung
• Kontrollmitteilung an das Finanzamt
• Unterstützung bei KSK-Abrechnung
Öffentlicher Dienst
Große Funktionsvielfalt
Die Anforderungen des öffentlichen Dienstes (TVöD und TVL) werden durch dieses Modul umfangreich abgedeckt. Tarifvertragliche Spezifika und Berücksichtigung von Zusatzversorgungskassen (ZVK, VBL) sind im Modul enthalten
HOGA Modul
Betriebliche Altersvorsorge für das Hotel- und Gaststättengewerbe
Im HOGA Modul werden spezifische Vertrags- und Entgeltdaten der Mitarbeiter wie z. B. die Anschubfinanzierung und der HOGA-Rentenbetrag erfasst. Lohnartensteuerungen übernehmen die Zahlung des Arbeitgeberzuschusses, der Gehaltsumwandlung und des Netto-Einbehalts.
Über eine Schnittstelle werden die Daten auf Knopfdruck für den Versicherungsträger bereitgestellt.
Mit dem Zusatzmodul XML-Terminal werden automatisiert Importe aus verschiedenen Systemen heraus vorgenommen. Dazu zählen zum Beispiel diverse Kassensysteme oder LKW-Fahrtenschreiber der Marke TRANSIX*.
Neben den reinen Kommen- und Gehen Zeiten ermöglicht das XML-Terminal zusätzlich den Import von bereitgestellten Projektdaten**.
AUF EINEN BLICK
Flexible Lösung für automatisierte Importe
Unterstützung verschiedenster Programme zur Datenerfassung
Buchen von Kommen, Gehen, Projekt**
** Voraussetzung Projektzeiterfassung
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Das XML-Terminal verhält sich wie ein normales Zeiterfassungsterminal und kann somit auch in der Zeitsteuerung der Personalzeitwirtschaft genutzt werden.
Zum Einlesen der Buchungsdaten richten Sie einen Job ein, der zeitgesteuert oder auch manuell gestartet werden kann.
Nun fragt der Dienst Terminal-Concentrator die eingerichteten XML-Terminals ab. Sobald das XML-Terminal erreicht wurde, werden die in einem Verzeichnis Ihrer Wahl abgelegten Daten eingelesen und zur Verarbeitung in der Personalzeitwirtschaft bereitgestellt.
Unterstützt werden derzeit die Programme und Formate*
Navision
ITVision
XML
Textdateien
* Weitere Hersteller, Lösungen und Formate auf Anfrage
Die Stapelverarbeitung ermöglicht die Verarbeitung zeitintensiver Vorgänge im Hintergrund. Aufträge aus der SP_Data Personalabrechnung (SP_Data PA) können über einen separaten Rechner im Netz gesteuert und ausgelagert werden.
Die Vorgänge in der Stapelverarbeitung sind analog zur Bedienung der SP_Data PA. Ob der Vorgang sofort ausgeführt oder an die Stapelverarbeitung übergeben wird, kann vom Anwender ausgewählt werden.
AUF EINEN BLICK
Vermeidung von Wartezeiten während der Datenverarbeitung
Steuerung der Prozesse im Hintergrund
Individuelle Gestaltung der Verarbeitungsroutinen
Import von Stamm- und Bewegungsdaten
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Bei der Verdienstabrechnung, dem Monatsabschluss und dem Zahlungsverkehr ist die Stapelverarbeitung standardmäßig aktiviert, bei den Berichten, die gedruckt und archiviert werden, hingegen ausgeschaltet. Die Berichte und Auswertungen werden, wie gewohnt, am Drucker des Anwenders ausgedruckt. Eine weitere grundlegende Funktionalität ist die Möglichkeit, über den Stapelserver Stamm- und Bewegungsdaten in SP_Data PA zu importieren. Hierbei werden sogenannte Kommunikationstabellen, basierend auf einen Standardaufbau, von einem Fremdprogramm gefüllt. Der Stapelserver überwacht diese Tabellen und führt automatisch die Verarbeitung der Daten durch.
Der aktuelle Status zur Verarbeitung kann jederzeit mitverfolgt werden (s. Abb.).
Für einen optimalen Markenauftritt setzen Unternehmen ihr Corporate Design einheitlich und konsequent ein. SP_Data Kunden können ihr Unternehmenslogo nun auch auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung platzieren. Die visuelle Darstellung und das gesamte Erscheinungsbild des Unternehmens können so nachhaltig wirken.
Gerade bei Dokumenten im Personalbereich ist die Markenpräsenz von enormer Bedeutung. Denn Unternehmenswerte und die Philosophie können Mitarbeitern auch visuell kommuniziert werden. Langfristig wird so die Identifikation mit dem Unternehmen gesteigert.
Einen besonderen emotionalen Bezug haben Mitarbeiter zur Entgeltabrechnung. Deutlich wird dies beim Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, bei Boni, Provisionen oder Prämien. Mit diesen Zahlungen gehen oft Freude und Stolz einher. Unternehmen können den Kontext dieser positiven Gefühle nutzen, indem sie ihr Firmenlogo direkt auf der Verdienstabrechnung platzieren. Dieser Zusammenhang stärkt die Arbeitgebermarke und bindet zufriedene Mitarbeiter.
In der SP_Data Personalabrechnung wird das Logo im Standard linksbündig ausgerichtet – passend zur Leserichtung. Mit einer linksbündigen Ausrichtung zielt der visuelle Blick direkt auf das Logo. Damit steht das Logo im Fokus und die Wiedererkennung wird erhöht. Ein Logo auf der rechten Seite erhält weniger visuelle Aufmerksamkeit, was zu einem schwächeren Markenerinnerungswert führt. Um eine CI-konforme Darstellung zu ermöglichen, können Anwender frei zwischen einer links- oder rechtsbündigen Position in der Kopfzeile der Abrechnung wählen. Auch die Größe kann in der Software mit wenigen Klicks angepasst werden. Seitenverhältnisse skalieren automatisch, so dass Verzerrungen ausgeschlossen sind. Je nach Größe des Logos verschieben sich die vorhandenen Inhalte automatisch.
Datenschutz und Datensicherheit haben in den HR-Abteilungen höchste Priorität. Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelten für alle Unternehmen verschärfte Regeln zum Datenschutz. Vorschriftsverstöße werden mit hohen Bußgeldern von bis zu 4% des gesamten Vorjahresumsatzes belegt.
Das DSGVO-Modul unterstützt Sie bei der Erfüllung Ihrer Dokumentations- und Informationspflicht, der Löschpflicht sowie der Einhaltung der
Betroffenenrechte.
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Dokumentations- und Informationspflicht
Zu jedem erhobenen personenbezogenen Feld sind die Rechtsgrundlage und der Zweck der Datenerhebung zu dokumentieren. Manuell ist dies für den Anwender mit einem hohen Arbeits- und Pflegeaufwand verbunden.
Mit dem SP_Data DSGVO-Modul steht ein Datenschutzkatalog zur Verfügung, der alle Rechtsgrundlagen und Zwecke für gesetzlich erforderliche Daten enthält. Für nicht gesetzlich erforderliche Daten, wie z.B. der privaten Telefonnummer des Mitarbeiters, können Zweck und Rechtsgrundlage selbst hinterlegt werden. Durch Aushändigung des Datenschutzkataloges kommt der Arbeitgeber seiner Informationspflicht gegenüber dem Mitarbeiter nach.
Einhaltung der Betroffenenrechte
Der Arbeitgeber ist aufgefordert, seinen Mitarbeitern auf Anfrage alle Daten, die von ihm gespeichert wurden in lesbarer Form auszuhändigen. Hierzu stellt das DSGVO-Modul den Anwendern eine Exportfunktion zur Verfügung.
Löschpflicht
Sofern vorhanden, erweitert das DSGVO-Modul die Digitale Personalakte um definierbare Löschregeln und die optionale Sperrung der Löschung. Durch eine Löschsperre kann der Anwender zum Beispiel vermeiden, dass eine Abmahnung nach zwei Jahren automatisch gelöscht wird, wenn diese für einen laufenden Arbeitsgerichtsprozess noch zur Verfügung stehen soll.
Verschlüsselte Datenübertragung
Das DSGVO-Modul bietet weiterhin die Möglichkeit, SP_Data Produkte mit einer verschlüsselten Kommunikation abzusichern. Mit dieser Lösung kommunizieren Client und Server über eine verschlüsselte Datenbankverbindung, die nicht innerhalb des Netzes abgefangen werden kann.
Das DSGVO-Modul wird von den Lösungen SP_Data Personalabrechnung, -management und -zeitwirtschaft sowie dem Mitarbeiterportal genutzt und ist unabhängig von der Anzahl der eingesetzten SP_Data Lösungen nur einmal zu erwerben.
SP_Data bietet Ihnen eine integrierte Lösung für das Management mitarbeiterbezogener Ressourcen. Verwalten Sie Gegenstände wie Firmenfahrzeuge, E-Bikes und Mobiltelefone, aber auch Seminare, Verträge, Sprachkenntnisse und andere Qualifikationen flexibel und effizient.
Weitere Beispiele für Ressourcen können u.a. die Sicherheitsunterweisungen I und II, das Rhetorikseminar II oder der Personenbeförderungsschein sein.
AUF EINEN BLICK
Hinterlegung firmenspezifischer Ausprägungen wie z.B.
Verwaltung von Qualifikationen (Seminare, Sprachen, Fortbildungen)
Verwaltung von Sachgegenständen (Firmen-PKW, E-Bikes, Arbeitskleidung, Handy)
Verbindung/Kopplung verschiedener Lohnarten wie z.B. geldwerter Vorteil, Firmen PKW, Pensionskasse
Flexible Auswertungsmöglichkeiten in Verbindung mit dem Abfragegenerator Mitarbeiter
Mit definierbaren Filtern finden Sie problemlos alle Diplom-Ingenieure, die verhandlungssicher Englisch sprechen. Rufen Sie die im Suchergebnis angezeigten Mitarbeiter per Doppelklick auf oder bearbeiten Sie das Suchergebnis in Microsoft Excel. Die Ressourcenverwaltung ist in drei Stufen aufgebaut
Der Ressourcen-Typ enthält die Definition, deren Angaben die Ressource charakterisieren. Ressourcen-Typen sind z.B. PKW oder Sprache
Die Ressource selbst ist eine konkrete Benennung des Ressourcen-Typs. Dies ist z.B. der Volkswagen Passat 2,0 TDI mit dem Kennzeichen HF-SP 8890 oder die Sprache Französisch
Die Ressourcen werden dem Mitarbeiter zugewiesen, entweder exklusiv (VW Passat) oder mehrfach (Französisch)
Anwesenheits- und Arbeitszeiten
Flexible Arbeitszeiten individuell gestalten
Projektzeiterfassung
Zeiterfassung am Desktop, Terminal oder Mobil
Digitale Personalakte
Unkomplizierte Software-Integration
Urlaubsplanung und Fehlzeiten-Planungen
Zutrittskontrolle
Zeitkontenschnellerfassung
Optimale Besetzung
Personalbedarf-Analyse
Projektzeiterfassung
Kompetenzmanagement
Leistungsgerechte Beurteilung und Weiterentwicklung
Soll-Ist-Vergleiche
Skillsuche
Digitale Personalakte
Organigramme
Qualifikationen
Mitarbeitergespräche
Theater und Kulturbetriebe
Öffentlicher Dienst
HOGA Modul
